กระบวนการการแก้ปัญหาด้วยระบบสารสนเทศ

จากประสบการณ์แล้วกระบวนการการแก้ปัญหาด้วยระบบสารสนเทศมีดังนี

1. ศึกษาระบบ
2. รวบรวมปัญหา
3. วิเคาะห์ปัญหา
4. ทำโมเดลในการแก้ปัญหา
5. ทดสอบโมเดล
6. ประเมินผลการทดสอบ
7. นำไปใช้

ขั้นตอน 1 ถึง 6 เป็นหัวข้อหลัก หากนำไปใช้แล้วยังไม่สามารถแก้ปัญหาได้ ก็กลับไปเริ่มที่ขึ้นตอนที่ 3 ใหม่. นี่เป็นขั้นตอนมาตราฐานนะครับ บาทองค์กร อาจมีเพิ่มลดกระบวนการตามความเหมาะสม ในส่วนรายละเอียดในการอธิบาย กระบวนการจะขอยกเป็นตัวอย่างกรณีศึกษาซึ่งอาจจะมีกระบวนการแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร.ซึ่งจากกระบวนการการแก้ปัญหาด้วยระบบสารสนเทศ จึงเกิดแนวคิดและกระบวนการที่เรียกว่า
วงจรการวิเคราะห์ระบบงาน
ในการพัฒนาระบบนั้น ได้มีการกำหนดให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน และกำหนดขึ้นตอนที่เป็นแนวทางในนักวิเคราะห์ระบบปฏิบัติงานได้โดยมีข้อบกพร่องน้อยที่สุด เพราะงานการวิเคราะห์ระบบในปัจจุบันมีความซับซ้อนของงานมากกว่าสมัยก่อน นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องการมาตรฐานในการพัฒนาระบบดังกล่าว จึงได้มีการคิดค้นวงจรการพัฒนาระบบงานขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของนักวิเคราะห์ระบบ (System Analysis : SA)

วงจรการพัฒนาระบบงานสำหรับระบบงานทั่วไป
วงจรการพัฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle : SDLC) สำหรับระบบทั่วไปที่ได้มีการคิดค้นขึ้นมา สามารถแบ่งออกเป็นลำดับขั้นได้ 4 ขั้นตอน คือ
1. การวิเคราะห์ระบบงาน เป็นขึ้นตอนของการศึกษาระบบงานเดิมที่ใช้ในปัจจุบัน (Current System) ปัญหาที่เกิดจากระบบงานเดิม ตลอดจนการศึกษาถึงความต้องการของธุรกิจ (Business Needs and Requirements) พร้อมกับการประเมินเหตุการณ์ต่าง ๆ เพื่อหาทางเลือกที่เหมาะสมมาแก้ปัญหา
2. การออกแบบและวางระบบงาน เป็นขึ้นตอนหลังจากการวิเคราะห์ระบบงานซึ่งเป็นขึ้นตอนที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องวางโครงสร้างของระบบงาน ในรูปลักษณะทั่ว ๆ ไปและในรูปลักษณะเฉพาะโดยมีการแจกแจงรายละเอียดที่แน่ชัดของแต่ละงาน หรือระบบงานย่อยของระบบที่ได้ออกแบบขึ้นจะถูกส่งต่อไปให้กับโปรแกรมเมอร์เพื่อจะได้ทำการเขียนโปรแกรมให้เป็นระบบที่ปฏิบัติงานได้จริงในขึ้นตอนต่อไป
3. การนำระบบเข้าสู่ธุรกิจหรือผู้ใช้ เป็นขึ้นตอนที่นำเอาระบบงานมาติดตั้ง (Install) ให้กับผู้ใช้ และเพื่อให้แน่ใจว่าระบบงานสามารถปฏิบัติงานได้ตรงตามวัตถุประสงค์ระบบงานจะต้องถูกทำการตรวจสอบมาอย่างดี พร้อมกับการฝึกอบรม (Education and Training) ให้ผู้ใช้ระบบสามารถใช้ระบบงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง
4. การดำเนินการสนับสนุนภายหลังการติดตั้งระบบงาน เป็นขั้นตอนที่ระบบงานใหม่ได้ถูกนำมาติดตั้งแล้วผู้ใช้ระบบอาจจะยังไม่คุ้นเคยกับการทำงานในระบบใหม่นักวิเคราะห์ระบบควรจะให้คำแนะนำอย่างต่อเนื่อง เพื่อช่วยเหลือผู้ใช้ระบบในการปฏิบัติงานทั้งนี้รวมถึงความต้องการต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นหรือเปลี่ยนแปลงไปภายหลังจากระบบได้ถูกติดตั้ง ซึ่งนักจะเกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษาระบบงาน (System Maintenance) และการปรับปรุงระบบงาน (System Improvement)
เมื่อความต้องการเปลี่ยนแปลงไป และระบบงานที่กำลังปฏิบัติอยู่เป็นประจำ จำเป็นต้องปรับปรุงใหม่ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกลับไปเริ่มต้นที่ขั้นที่ 1 ใหม่ และจะเป็นเช่นนี้เรื่อย  ๆ ไป ถ้าเกิดความเปลี่ยนแปลงของระบบ

วงจรการพัฒนาระบบงานสำหรับระบบสารสนเทศ
วงจรการพัฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle : SDLC) ของระบบสารสนเทศ ได้มีการคิดค้นขึ้นมาโดยมีขึ้นตอนที่แตกต่างไปจากวงจรการพัฒนาระบบงานสำหรับระบบงานทั่วไป ตรงที่มีขั้นตอนในการพัฒนาระบบงานที่ละเอียดว่าถึง 7 ขั้นตอน ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบต้องทำความเข้าใจว่าในแต่ละขั้นตอนว่าทำอะไรและทำอย่างไร สามารถแบ่งออกเป็นลำดับขั้นตอนดังนี้ คือ

ภาพที่ 2.1 แสดงวงจรกิจกรรมต่าง ๆ ในแต่ละขั้นตอน ตั้งแต่ต้นจนเสร็จเป็นระบบงานที่ใช้ได้
1. ค้นหาปัญหา โอกาสและเป้าหมาย (Identifying Problems, Opportunity and Objective)
2. ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)
3. วิเคราะห์ความต้องการของระบบ (Analyzing System Needs)
4. การออกแบบระบบ (Designing the Recommended System)
5. พัฒนาซอฟต์แวร์และจัดทำเอกสาร (Developing and Documenting Software)
6. ทดสอบและบำรุงรักษาระบบ (Testing and Maintaining the System)
7. ดำเนินงานและประเมินผล (Implementing and evaluating the System)

                1. ค้นหาปัญหา โอกาสและเป้าหมาย (Identifying Problems, Opportunity and Objective)
ระบบสารสนเทศจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อผู้บริหารหรือผู้ใช้ตระหนักว่าต้องการระบบสารสนเทศ หรือต้องแก้ไขระบบเดิม โดยมีขั้นตอนดังนี้
1.1 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ต้องศึกษาระบบโดยละเอียด เพื่อให้เข้าใจถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กร ตัวอย่างปัญหา เช่น

·         บริษัท ก เปิดสาขาเพิ่มมากขึ้น ระบบเดิมไม่ได้ครอบคลุมถึงการขยายตัวของบริษัท

·         บริษัท ข เก็บข้อมูลผู้ขายได้เพียง 1,000 ราย แต่ปัจจุบันระบบนี้มีข้อมูลผู้ขาย 900 ราย และในอนาคตจะมีเกิน 1,000 ราย

·         ระบบสารสนเทศในองค์กรหลาย ๆ แห่งในปัจจุบัน ที่ใช้มานานแล้วและใช้เพื่อติดตามเรื่องการเงินเท่านั้น ไม่ได้มีจุดประสงค์เพื่อให้เป็นสารสนเทศเพื่อตัดสินใจ

                       1.2 พยายามหาโอกาสในการปรับปรุงวิธีการทำงานโดยการใช้ระบบคอมพิวเตอร์
1.3 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ต้องมองเป้าหมายให้ชัดเจน เพื่อจะได้รู้ทิศทางของการทำระบบให้เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้ เช่น ต้องการแข่งขันกับคู่แข่งในเรื่องการลดต้นทุนในการผลิตสินค้า โดยการลดจำนวนการสต็อกวัตถุดิบ ดังนั้น นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ จะเห็นถึงปัญหา โอกาส และเป้าหมายในการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้าไปใช้ในการเก็บข้อมูลสต็อกวัตถุดิบ และประมวลผลการสั่งวัตถุดิบ เป็นต้น
2. ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)
2.1 กำหนดว่าปัญหาคืออะไร และตัดสินใจว่าจะพัฒนาสร้างระบบสารสนเทศใหม่หรือการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมมีความเป็นไปได้หรือไม่ โดยเสียค่าใช้จ่ายและเวลาน้อยที่สุด
2.2 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ต้องกำหนดให้ได้ว่าการแก้ปัญหานั้น
2.2.1 มีความเป็นไปได้ทางเทคนิคหรือไม่ เช่น จำนวนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีอยู่เพียงพอหรือไม่ ซอฟต์แวร์แก้ไขได้หรือไม่
2.2.2 มีความเป็นไปได้ทางบุคลากรหรือไม่ เช่น มีบุคคลที่เหมาะสมที่จะพัฒนาและติดตั้งระบบหรือไม่ ผู้ใช้มีความคิดเห็นอย่างไรกับการเปลี่ยนแปลง
2.2.3 มีความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์หรือไม่ เช่น มีเงินลงทุนหรือไม่ค่าใช้จ่ายในการวิเคราะห์และออกแบบ ค่าใช้จ่ายในด้านเวลาที่ต้องใช้ในการพัฒนาระบบ
ดังนั้นในการศึกษาความเป็นไปได้นั้นสามารถสรุปได้ดังต่อไปนี้ คือ

·         หน้าที่ : กำหนดปัญหาและศึกษาว่าเป็นไปได้หรือไม่ที่จะเปลี่ยนแปลงระบบ

·         ผลลัพธ์ : รายงานความเป็นไปได้

·         เครื่องมือ : เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบและคาดคะเนความต้องการของระบบ

·         บุคลากรและหน้าที่รับผิดชอบ :

·         นักวิเคราะห์และออกแบบระบบต้องเก็บรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็น

·         นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ต้องคาดคะเนความต้องการของระบบและแนวทางแก้ไขปัญหา

·         นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ กำหนดความต้องการที่แน่ชัด เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ระบบ โดยที่ผู้บริหารจะตัดสินใจว่าจะดำเนินโครงการต่อไปหรือไม่หรือยกเลิกโครงการ

                3. วิเคราะห์ความต้องการของระบบ (Analyzing System Needs)
                       3.1 เริ่มตั้งแต่ศึกษาการทำงานของธุรกิจเดิม ว่าทำงานอย่างไร
3.2 กำหนดความต้องการของระบบใหม่
3.3 เครื่องมือ : Data Dictionary, DFD, Process Specification, Data Model, Prototype
3.4 บุคลากรและหน้าที่ : ผู้ใช้ต้องให้ความร่วมมือ
3.5 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบศึกษาเอกสารที่มีอยู่ และศึกษาระบบเดิมเพื่อให้เข้าใจขั้นตอนการทำงานของระบบ
3.6 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบเตรียมรายงานความต้องการของระบบใหม่
3.7 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบเขียนแผนภาพการทำงาน (DFD) ของระบบเดิมและระบบใหม่
3.8 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบสร้าง Prototype ขึ้นมาก่อน

                4. ออกแบบระบบ (Designing the Systems)
4.1 ออกแบบระบบใหม่เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้และผู้บริหาร
4.2 บุคลากรหน้าที่ :
4.2.1 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบตัดสินใจเลือกฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์
4.2.2 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบออกแบบข้อมูล เข้ารายงานการแสดงผลบนหน้าจอ ออกแบบฐานข้อมูล
4.2.3 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบกำหนดจำนวนบุคลากรในระบบ

                5. พัฒนาซอฟต์แวร์และจัดทำเอกสาร (Developing and Documenting Software)
5.1 เขียนโปรแกรม จัดทำคู่มือการใช้โปรแกรม และฝึกอบรมผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องในระบบ
5.2 บุคลากรและหน้าที่ :
5.2.1 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบเตรียมสถานที่และการติดตั้งเครื่องคอมพิวเตอร์
5.2.2 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบวางแผนและดูแลการเขียนโปรแกรม
5.2.3 โปรแกรมเมอร์เขียนโปรแกรม
5.2.4 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบดูแลการเขียนคู่มือการใช้โปรแกรมและการฝึกอบรม
6. ทดสอบและบำรุงรักษาระบบ (Testing and Maintaining the System)
                       6.1 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบและทีมงานทดสอบโปรแกรม
6.2 ผู้ใช้ตรวจสอบว่าโปรแกรมทำงานตามที่ต้องการ
6.3 ถ้าเกิดข้อผิดพลาดของโปรแกรม ให้ปรับปรุงแก้ไข
6.4 เมื่อทดสอบโปรแกรมแล้ว โปรแกรมไม่เป็นไปตามความต้องการ อาจต้องแก้ไขปรับปรุงใหม่
6.5 การบำรุงรักษา ส่วนใหญ่เป็นการแก้ไขโปรแกรมหลังจากใช้งานแล้ว เนื่องจาก

·         มีปัญหาในโปรแกรม (Bug)

·         ธุรกิจเกิดการเปลี่ยนแปลงไป เช่น ธุรกิจขยายตัว ธุรกิจสร้างสินค้าตัวใหม่ความต้องการของระบบก็เพิ่มขึ้น รายงานเพิ่มขึ้น

·         การเปลี่ยนแปลงทางฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์

·         ความต้องการผู้ใช้มีเพิ่มขึ้น 40-60 % ของค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบจะใช้ในการบำรุงรักษาระบบ

                7. ดำเนินงานและประเมิน (Implementing and evaluating the System)
7.1 ติดตั้งระบบให้พร้อม
7.2 นำระบบใหม่มาใช้แทนระบบเดิม
7.3 ใช้ระบบใหม่ควบคู่กับระบบเดิมสักระยะหนึ่ง แล้วดูผลลัพธ์ว่าตรงกันหรือไม่ถ้าใช้งานดี ก็เลิกใช้ระบบเดิม และใช้ระบบใหม่
7.4 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบทำการประเมินผล เพื่อให้ทราบถึงความพอใจของผู้ใช้ระบบ หรือสิ่งที่ต้องแก้ไขปรับปรุง หรือปัญหาที่พบ

หลักความสำเร็จของการพัฒนาระบบงาน
หลักการทำให้การพัฒนาระบบงานประสบความสำเร็จ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบควรรู้ถึงหลักการเหล่านี้ด้วย หลักความสำเร็จของการพัฒนาระบบ ได้แก่
1. ระบบเป็นของผู้ใช้
นักวิเคราะห์ระบบควรระลึกเอาไว้เสมอว่า ระบบเป็นของผู้ใช้ ซึ่งจะเป็นผู้ที่นำเอาระบบและผลงานที่ได้ทำการออกแบบไว้ไปใช้และก่อให้เกิดประโยชน์ต่อระบบธุรกิจของเข่า ผู้ใช้ระบบจึงมีส่วนสำคัญที่จะผลักดันให้การพัฒนาระบบงานเป็นไปอย่างถูกต้อง และเพื่อตอบสนองกับความต้องการที่แท้จริง นักวิเคราะห์ระบบจะต้องนำเอาความเห็นของผู้ใช้ระบบมาเกี่ยวข้องในทุกขั้นตอนของการพัฒนาระบบ ในวงจรการพัฒนาระบบงานจะต้องมีบทบาทของผู้ใช้ระบบอยู่เสมอทุกขั้นตอน การมีส่วนร่วมในการพัฒนาระบบของผู้ใช้ระบบ จะทำให้ผู้ใช้ระบบรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของระบบและจะลดแนวความคิดที่ว่าผู้ใช้ระบบถูกยัดเยียดงานใหม่ที่พัฒนาขึ้นโดยอัตโนมัติ แรงต่อต้านของระบบงานก็จะลดลง
2. ทำการจัดตั้งและแบ่งกลุ่มของระบบออกเป็นกลุ่มงานย่อย
กลุ่มงานย่อย ๆ ซึ่งแบ่งออกจากระบบใหญ่ ตามวงจรการพัฒนาระบบงาน ได้แบ่งขั้นตอนของการทำงานเป็นกลุ่มย่อย 4 ขั้นตอน ดังนี้

·         ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบงาน (System Analysis)

·         ขั้นตอนการออกแบบและวางระบบงาน (System Analysis)

·         ขั้นตอนการนำระบบงานเข้าสู่ธุรกิจเพื่อใช้ปฏิบัติงานจริง (System Implementation)

·         ขั้นตอนการติดตามและดำเนินการภายหลังการติดตั้งระบบงาน (System Support)

                สาเหตุที่ต้องมีการจัดแบ่งกลุ่มออกเป็นกลุ่มย่อย ๆ นั้น เพื่อที่จะให้ผู้บริหารโครงการหรือผู้พัฒนาระบบงานสามารถควบคุมความคืบหน้าของการพัฒนาระบบได้อย่างใกล้ชิด และสามารถที่จะกำหนดและควบคุมระยะเวลาที่ใช้ในการพัฒนาระบบได้ดีขึ้นอีกด้วย
3. ขั้นตอนการพัฒนาระบบงานไม่ใช่แบบอนุกรม (Sequential Process)
ขั้นตอนในการพัฒนาระบบงานที่ได้กล่าวมา 2 ข้อแรกนั้น สามารถจะทำซ้อนกันได้ในลักษณะที่ไม่จำเป็นจะต้องรอให้ขั้นตอนแรกทำงานเสร็จก่อนจึงจะทำงานในขั้นตอนต่อไป ทั้งนี้จะต้องขึ้นอยู่กับความเหมาะสมด้วย โดยบางขั้นตอน จะต้องรอให้การทำงานเสร็จ สมบูรณ์ก่อนจึงจะสามารถทำงานในขั้นต่อไปได้
4. ระบบงานข้อมูลถือเป็นการลงทุนอย่างหนึ่ง
                การพัฒนาระบบงาน ถือเป็นการลงทุนอย่างหนึ่ง ซึ่งไม่แตกต่างจากการลงทุนซื้อสินค้ามาทำการขายต่อให้ผู้บริโภค สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะต้องคำนึงถึง คือ ทางเลือกต่าง ๆ ที่จะนำเงินไปลงทุน ซึ่งควรคิดทางเลือกของการพัฒนาระบบงานในหลาย ๆ งานและพิจารณาถึงความเป็นไปได้ต่าง ๆ รวมถึงการเปรียบเทียบต้นทุนและผลกำไรที่จะเกิดจากระบบงาน ว่าระบบงานนั้น ๆ คุ้มค่าที่จะทำการลงทุนหรือไม่
5. อย่ากลัวที่จะต้องยกเลิก
                ทุกขั้นตอนของวงจรการพัฒนาระบบงานจะต้องมีการศึกษาถึงความเป็นไปได้ (Feasibility Study) ของระบบงาน นักวิเคราะห์ระบบจะมีโอกาสเสมอที่จะตัดสินใจว่าจะให้ระบบงานนั้นดำเนินต่อไปหรือยกเลิกระบบที่ได้มีการพัฒนาขึ้น ความรู้สึกของนักวิเคราะห์ระบบที่จะต้องถูกยกเลิกงานที่ทำมาตั้งแต่ต้น ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะศึกษาวิเคราะห์ออกแบบจนออกมาเป็นระบบงานใดงานหนึ่งคงจะเป็นความรู้สึกที่ไม่ดีนัก และไม่มีนักวิเคราะห์ระบบคนใดที่อยากจะเจอกับเหตุการณ์แบบนี้ แต่เมื่อการพัฒนาระบบงานไม่สามารถจะทำให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้ระบบได้ การยกเลิกโครงการหรือระบบงานก็เป็นสิ่งที่จำเป็น
ข้อเสียต่อความกลัวที่จะต้องยกเลิกระบบงาน คือ

·         สุดท้ายแล้วระบบงานนั้นก็จะต้องทำการยกเลิกอยู่ดี เมื่อพยายามจะ หลีกเลี่ยงการยกเลิกระบบงาน

·         การดันทุรังให้ระบบงานที่ควรจะยกเลิกให้ทำงานต่อไป จะต้องใช้เงินเป็นจำนวนมากไปลงทุนเพิ่มในระบบที่ไม่ควรจะลงทุน

·         ใช้เวลาและจำนวนคนเพิ่มมากขึ้น ทำให้งบประมาณบานปลาย จนไม่สามารถที่จะควบคุมได้

6. ทุกขั้นตอนของการพัฒนาระบบงานต้องมีการจัดทำเอกสารเพื่อใช้อ้างอิงเสมอ
การขาดการทำเอกสารประกอบหรือเอกสารอ้างอิงมักจะส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดต่อระบบงานและต่อนักวิเคราะห์ระบบ เพราะการจัดทำเอกสารมักจะถูกมองข้ามไป เนื่องจากเห็นว่าการจัดทำเอกสารเป็นสิ่งที่เสียเวลา แม้กระทั่งในส่วนของโปรแกรมเอง โปรแกรมเมอร์มักจะไม่นิยมเขียนคำอธิบายการทำงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ว่าโปรแกรมส่วนนั้น ๆ ทำอะไร เพื่ออะไร ทั้งนี้เป็นการยากลำบากสำหรับการกลับมาแก้ไขโปรแกรมในขั้นตอนต่าง ๆ ซึ่งมีผลทำให้การบำรุงรักษาระบบเป็นการยากและเสียเวลา บางครั้งอาจจะไม่สามารถแก้ไขระบบได้ถึงขนาดที่จะต้องเริ่มการศึกษาวิเคราะห์และออกแบบระบบกันใหม่ การจัดทำเอกสารในที่นี้ หมายรวมถึงการบันทึกเหตุการณ์ต่าง ๆ และแนวความคิด รวมทั้งข้อสรุปที่เกิดขึ้นในแต่ละขั้นตอนของการพัฒนาระบบงานด้วย